Warum viele Schweizer KMU noch im Excel planen — und was sie das kostet

In den meisten Schweizer KMU ist die zentrale Planungsdatei eine Excel-Tabelle. Das ist kein Versäumnis, sondern eine gute Wahl gewesen: Excel ist flexibel, jeder versteht es, es braucht keine Freigabe der IT und keine Lizenzdiskussion. Für die Frage «Wie sah der letzte Monat aus?» ist es unschlagbar. Das Problem beginnt an einer anderen Stelle — dort, wo die Tabelle aufhört, Vergangenheit zu dokumentieren, und anfängt, Zukunft zu behaupten.

Die Tabelle ist nicht das Problem

Es lohnt sich, hier präzise zu sein, denn die verbreitete Häme gegen «das Excel» führt in die Irre. Excel rechnet zuverlässig, was man ihm sagt. Der Bruch entsteht dort, wo eine Planzahl entsteht — und diese Zahl kommt fast nie aus der Tabelle. Sie kommt aus dem Kopf der Person, die die Tabelle pflegt. «Nächstes Jahr rechnen wir mit fünf Prozent mehr» ist keine Prognose, sondern eine Fortschreibung mit einem Bauchgefühl davor. Die Tabelle verleiht dieser Ahnung nur die Aura einer Berechnung.

«Eine Planzahl im Excel ist so gut wie das Bauchgefühl, das sie erzeugt hat — die Tabelle macht sie nur ordentlicher.»

Was die Tabelle wirklich kostet

Die Kosten der Excel-Planung stehen auf keiner Rechnung, weshalb sie leicht zu übersehen sind. Sie zeigen sich an vier Stellen:

• Zeit, die niemand zählt. Das monatliche Zusammenführen, Nachpflegen und Formatieren von Planungsdateien kostet regelmässig Stunden — verteilt und unsichtbar, aber real. Es ist genau die Art wiederkehrender Handarbeit, die sich über ein Jahr zu einem erheblichen Betrag summiert.
• Ein einziger Kopf als Ausfallrisiko. Oft versteht nur eine Person die Logik der gewachsenen Tabelle wirklich. Fällt sie aus oder geht sie, verlässt das Planungswissen das Unternehmen — mit ihr verschwindet die Nachvollziehbarkeit.
• Fehler, die still bleiben. Verrutschte Bezüge, überschriebene Formeln, eine falsch kopierte Zeile: In gewachsenen Tabellen sind solche Fehler die Regel, nicht die Ausnahme — und sie fallen oft erst auf, wenn die Entscheidung schon getroffen ist.
• Entscheidungen auf veralteter Basis. Eine Planung, die einmal im Jahr entsteht, ist elf Monate lang eine Momentaufnahme. Was sich seither verändert hat — Saison, Auftragslage, Liquidität — steht nicht drin, bis jemand die Tabelle wieder anfasst.

Wo die Grenze verläuft

Die Grenze ist nicht die Grösse der Firma, sondern die Art der Frage. Solange es um Buchhaltung und Rückblick geht — was war, was ist —, bleibt die Tabelle das richtige Werkzeug. Sobald es um Vorausschau unter Unsicherheit geht — wie viel wir im dritten Quartal absetzen, wie sich die Liquidität in den nächsten Monaten entwickelt, wann wir Kapazität aufbauen müssen —, stösst die Fortschreibung an ihre Grenze. Genau hier trennt sich Buchhaltung von Prognose.

Ein datengestütztes Prognosemodell macht etwas, das die Tabelle prinzipiell nicht kann: Es lernt aus der eigenen Historie, es erkennt Saisonalität und Trends, und es korrigiert sich selbst, wenn neue Zahlen eintreffen. Es ersetzt nicht das Urteil des Unternehmers — es liefert ihm eine ehrliche Ausgangslage, der er begründet widersprechen kann.

Warum das gerade in der Schweiz zählt

Der Schweizer Mittelstand ist besonders anfällig für die stille Excel-Falle, und das hat gute Gründe. Viele KMU sind über Jahrzehnte gewachsen, die Prozesse mit ihnen — und mit ihnen die Tabellen. Es sind oft Familienbetriebe mit tiefem Vertrauen in bewährte Werkzeuge und einer gesunden Skepsis gegenüber jedem neuen System, das «alles besser» macht. Diese Skepsis ist berechtigt. Zu oft wurde Software verkauft, die mehr Aufwand erzeugte, als sie sparte.

Zugleich stehen genau diese Betriebe unter realem Planungsdruck: Saisonalität, Lieferengpässe, schwankende Wechselkurse und die Liquiditätsfrage, die im Zweifel über die Handlungsfähigkeit entscheidet. Wer hier eine Planungsrunde zu spät reagiert, zahlt nicht mit einer Kennzahl, sondern mit teuren Lagerbeständen oder einem Engpass zur Unzeit. Die Tabelle bildet diesen Druck ab — aber sie hilft nicht, ihm zuvorzukommen.

Prognose heisst nicht Blackbox

Der berechtigte Einwand gegen «KI-Prognosen» ist der Kontrollverlust: eine Zahl, die aus einer Blackbox fällt und die niemand hinterfragen kann, ist gefährlicher als ein ehrliches Bauchgefühl. Deshalb gilt für uns die umgekehrte Regel. Ein brauchbares Modell zeigt, welche Treiber die Prognose bewegen; es lässt sich gegen die bisherige Planung auf den eigenen historischen Daten prüfen; und es macht seine Trefferquote messbar. Zur Einordnung: In einem unserer Prognosebeispiele lag der mittlere absolute prozentuale Fehler bei rund 6,1 Prozent — eine Zahl, die man kennen und der man vertrauen können muss, statt sie zu glauben.

Genauso wichtig ist die ehrliche Kehrseite: Schlägt ein Modell die bisherige Planung auf den realen Daten nicht, dann sagen wir das — und Sie behalten Ihre Tabelle. Ein Modell, das keinen belegbaren Vorteil bringt, ist keine Lösung, sondern zusätzlicher Aufwand.

Der erste Schritt ist ein Vergleich

Der sinnvollste Einstieg ist deshalb kein Systemwechsel, sondern ein Vergleich: die bisherige Excel-Planung gegen ein Modell, gerechnet auf den eigenen historischen Zahlen. Das Ergebnis ist entweder ein belegbarer Grund, die Planung auf eine belastbarere Basis zu stellen — oder die beruhigende Bestätigung, dass die Tabelle für Ihren Fall gut genug ist. Beides ist ein Gewinn, weil beides eine Ahnung durch eine Zahl ersetzt.

Wichtig ist, was ein solcher Wechsel nicht bedeutet: das Ende der Tabelle. Excel bleibt das richtige Werkzeug für alles, was Rückblick und Ad-hoc-Rechnung ist. Was sich verschiebt, ist allein die Grundlage der Vorausschau — weg von der stillen Fortschreibung, hin zu einem Modell, dessen Annahmen offenliegen und dessen Treffer man nachzählen kann. Am Ende geht es nicht um Technik, sondern um eine schlichte Frage der Ehrlichkeit sich selbst gegenüber: Auf welcher Grundlage treffen wir eigentlich unsere wichtigsten Entscheidungen — und würde diese Grundlage einer nüchternen Prüfung standhalten?